展示会出展の効果を最大化させるためには、会期中に獲得したリードに対するフォローが重要です。
この記事では展示会来場者に送るお礼メールの書き方を紹介します。
ポイントを押さえてメールの文章を作成し、最善のタイミングで送付することで自社製品やサービスに関する認知を定着させたり、リードから商談へと移行する可能性も高まります。
展示会後来場お礼メールが重要な理由と役割
まずはじめに、展示会で獲得したリードに対して来場のお礼メールが果たす役割はなんなのかを理解しておきましょう。
会期後にお礼メールを送ることは一般社団法人日本展示会協会のセミナーでも推奨されています。
展示会での記憶を定着させる
展示会後の来場者に対するお礼メールには、自社や自社サービスに対する記憶を定着させる効果があります。
展示会に来場してくれた人は自社ブースだけではなく、他にも様々な企業のブースを訪れています。来場者として展示会の会場を訪れたことがある人はわかると思いますが、複数のブースに行き、複数商材の説明を聞くと会場から出るころには各ブースで受けた説明の記憶が曖昧になってしまいがちです。
ブースで話をする中で商談化するホットな案件であれば来場者側もサービスや製品について受けた説明が記憶に残っているケースもありますが、そのようなホットリードはそう多くありません。
大多数のリードに対してはこれから商談化させるためのナーチャリング施策を行います。
会期後にお礼メールを送ることで自社サービスに関する記憶を定着させることで認知を獲得し、ナーチャリング活動に活かしていきましょう。
商談化率を高める
BtoBマーケティング研究所では展示会で獲得したリードに対してランク付けを行うことでフォローアクションをランクごとに最適化する方法をおすすめしています。
例えば下記のようなランク付けをしたとします
- Aランク：アポ獲得
- Bランク：アポにつながる可能性がある
- Cランク：今すぐ客ではない
Bランクは何らかの理由でAまたはCと判断できなかったリードで、どっちつかずの状態ともいえます。このようなリードに対して検討状況の温度感を測るお礼メールを送付することでAランクへの昇格、またはCランクへ降格させて今すぐ客ではないリードに最適なフォローを継続することができます。
展示会出展後はリードの状況に応じて最適なナーチャリングアクションを行うことで、売り上げにつなげることができるため、中途半端なランクに属しているリードを精査することで効果を最大化させることができるでしょう。
このように、展示会後のお礼メールは、ビジネスの機会を広げ、信頼関係を築き、結果としてリードを育てる大切な役割を果たします。
お礼メールの効果を正しく計測するためには、展示会出展の目的を設定する必要があります。
展示会出展の目的が決まっていない、メンバー間で認識が合っていない場合は下記の記事を参考に目的設定を行ってからこの記事を読み進めてください。
展示会来場お礼メールを送るタイミング
ここからは実際に展示会の来場者に対して効果的なお礼メールを出す方法について解説します。
まずはお礼メールを送付するタイミングについて見ていきましょう。
来場当日、または翌日に送付する
来場者に対してお礼メールを送るタイミングは来場があった当日または翌日までに送付するのがベストだと考えています。
特に高ランクのリードについては製品、サービスに対する関心が強いうちにメールを送付して商談化、案件化につなげるようにしましょう。
【テンプレートあり】展示会来場お礼メールの書き方
次に実際に送付するお礼メールの書き方を紹介します。
記事冒頭でも記載した通り、展示会では様々なランクのリードが獲得できます。せっかくランク分けをしているのに全員に同じメールを送付してはランク分けした意味がありません。
すぐにアポ獲得へ動くリードに対するテンプレートと、長期的なナーチャリングを行うリードに対するテンプレートの二種類を用意しました。
高ランクリード用お礼メールテンプレート
件名： 【XXXX展へおご来場のお礼】お打ち合わせのご依頼
■■株式会社
■■さま
お世話になっております。
株式会社■■と申します。
この度は【展示会名】にて弊社ブースにご来場いただきありがとうございました。
また貴社の課題についてご状況をお聞かせいただきありがとうございました。
改めて貴社の課題解決にフォーカスした情報提供をさせていただきたく存じます。
※ブース、製品画像の挿入
・弊社商材について
（ブースでヒアリングした課題に沿った製品紹介）
サイトURL：
上記ご興味をお持ちいただけましたらご返信いただけますと幸いです。
日程調整URL：
以上、よろしくお願いいたします。
中～低ランクリード用お礼メールテンプレート
件名： 【XXXX展へおご来場のお礼】
■■株式会社
■■さま
お世話になっております。
株式会社■■と申します。
この度は【展示会名】にて弊社ブースにご来場いただきありがとうございました。
※ブース、製品画像の挿入
ブースでは■■■についてご紹介させていただきました。
┗自社サービスが提供できる価値をわかりやすく簡潔に記載。
サイトURL：
ブースではお伝えしきれなかった内容もございます。
下記URLより詳細資料や導入事例など貴社の情報収集に役立つコンテンツをダウンロードいただけます。
資料DL用URL：
また、【展示会名】にご来場いただいた方限定でプレゼント付きのアンケートを実施しております。お時間ございましたらご回答いただけますと幸いです。
アンケートURL：
以上、よろしくお願いいたします。
テンプレート活用のポイント
構成要素①：ブースの写真
展示会の来場者にお礼メールを送る際は、ぜひ会期中のブース写真を挿入してみてください。
お礼メール送信の効果の一つとしてブースでのやり取りを思い出させて、記憶を定着させるというものがあります。
テキストのみのメールよりも、実際にブースの写真があることでブースでのやり取りを思い出していただくきっかけになります。
構成要素②：ブースでのやり取り振り返り
高ランクのリードはブースである程度課題感や検討状況がヒアリングできている状態であるため、ヒアリングした内容を記載するのも有効なテクニックです。
ヒアリングした課題解決に有効な情報を提供することができる旨を記載することで、アポ獲得率の向上が見込めます。
構成要素③：サービス、製品の紹介
ブースで紹介した自社サービスを思い出してもらうためには、来場者が自発的に再度自社サービスに関する情報にアクセスできる導線を確保する必要があります。
メールの本文内では概要を記載し、WEBサイトのURLなども記載するとよいでしょう。
構成要素④：CTA（日程調整）
高ランクのリードに対してはお礼メールの本文内にアポの依頼が含まれています。面談に進みたいと思ったリードがスムーズに日程調整できるよう日程調整サイトのURLを記載するとよいでしょう。
構成要素⑤：CTA（資料DL）
中～低ランクのリードはアポの日程調整をCTAとして設定しても反応が薄くなってしまいがちです。このようなリードに対しては資料DLをCTAとして設定してハードルを下げておきましょう。
中～低ランクのリードからCVが取れた場合は、自社サービスに対して興味関心が高いと判断できるため、個別でアポ獲得に向けた高ランクリード同様のアクションを行いましょう。
構成要素⑥：CTA（アンケート）
資料DL等の情報提供には魅力を感じていない低ランクのリードにはプレゼント付きアンケートが有効です。
自社サービスへの興味関心を測るための設問を用意して回答を収集することで低ランクのリードからもフィードバックを獲得することができます。
展示会来場お礼メールの書き方を工夫して効果を最大化させよう
展示会出展の効果を最大化するには、来場者への最適なお礼メールが有効になることがあります。
本記事で紹介した書き方やテンプレートを活用し、展示会で得たリードの記憶を定着させるとともに、商談へのステップを促進しましょう。
また、リードのランクに応じた適切なフォローを行うことで、見込み顧客を育て、より多くのビジネスチャンスにつなげることが可能です。展示会後のお礼メールを活用し、顧客との関係性を深める施策を実践してみてください。
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